Decía en mi último artículo de GTD que el último y único fin de este método de organización (que por cierto, vuelvo a remarcar que ni es el único ni el mejor, sino uno más) o el de cualquier otro es hacer las cosas, completar nuestras tareas.Aunque tengamos una fantástica aplicación llamada Things o una vistosa agenda de colorines donde nuestra carpeta “Próximo” nos dice “toca hacer esto”, el acto de hacer no sale solo, eres tú, soy yo, quienes los tenemos que ejecutar. Nos tenemos que poner a ello.
Forjar el hábito de hacer no es tan fácil como suena por escrito y perpetuarlo cada día es ciertamente complicado, pues tenemos que estar peleando continuamente contra enemigos internos/externos que a veces nos atacan a la vez: procrastinación, distracciones, falta de concentración, inversión de energía en tareas triviales, incapacidad para simplificar, etc.
Hace poco escribía un artículo sobre cómo desarrollar hábitos productivos. Si no lo has leído ya te animo a hacerlo y si ya lo conoces, te propongo ahora algunas claves para desarrollar, reforzar y rejuvenecer cada día el hábito de “Hacer”.
- Fotografía tus próximas tareas. Conocer por adelantado las tareas que te esperan te prepara, predispone tus sentidos productivos y te ayuda a identificar en qué momentos tendrás que dar lo mejor de ti. Es lo que yo llamo abrir el “apetito productivo”. Es un ejercicio que puedes hacer mientras te duchas o camino de la oficina, en el coche, metro o el autobús.
- Sin miedo a la “roca” más grande. Hacer primero la tarea más desagradable, monótona o ante la que tenemos más reticencias, es una fórmula ganadora para despejar el resto del día y cargarte de optimismo y energía. Coloca esa tarea que te genera resistencia (que es distinta a la Procrastinación, ojo) en un momento que sepas que la vas a hacer con total seguridad.
- Divide y vencerás. ¿Te resistes a una tarea porque la ves grande? Divídela a la mitad y luego esa mitad en otra mitad y así hasta descomponerla en parcelas que puedas completar con mucho menos esfuerzo. Cualquier pared inmensa se construye con pequeños ladrillos y cualquier artículo gigantesco se hace a base de palabras y lineas.
- Los japoneses NO son todos iguales. Pues lo mismo pasa con las tareas. No es lo mismo preparar un “business plan” para tu negocio que comprobar la bandeja de entrada de Facebook. Antes de cada tarea párate 10 segundos y valora qué es lo que vas a hacer y cuál es su sentido real. Calibra el impacto real que tiene en tu trabajo y objetivos vitales.
- Duerme y descansa. No es más productivo quien está más horas despierto sino quien las aprovecha mejor. Para aprovechar hay que hacer y para hacer hay que tener energía. ¿Cómo es tu desayuno? Yo antes lo consideraba una bobada pero desde que lo hago en condiciones he multiplicado la energía de cada mañana. No sabes cómo llega a influir eso a la hora de hacer las cosas.
- Programa las tareas repetitivas. Email, llamadas, estadísticas… todos hacemos tareas que se repiten cada día. Prográmalas en momentos determinados donde tus niveles de atención, energía y creatividad estén acordes con esas tareas.
- Detecta y arregla los “cuellos de botella”. Para mí durante mucho tiempo lo fue la lectura de feeds. Tuve que reconsiderar y rehacer por completo el modo en el que me relacionaba con mis feeds. Ahora leo cientos de ellos en 30-45 minutos. En tu caso puede ser el Email, llamadas de teléfono, reuniones, etc.
- Evita la multitarea. La multitarea genera estrés, falta de concentración, disipa tu creatividad en varios sitios y retrasos en tu trabajo. Ten a mano la foto de todas las tareas del día pero concéntrate y haz sólo la que tienes ahora entre manos ahora.
- Rompe tus hábitos actuales. ¿Qué es lo primero que haces al ponerte a trabajar? ¿Y lo último? ¡Cámbialos por completo! Sé revolucionario. Mañana al levantarte ni mires tu correo, ni Twitter, ni los periódicos, ni los comentarios de tu blog… ponte con la primera Tarea Clave del día o esa a la que te resistes y descubrirás lo que es un “desayuno productivo”.
- Premia tu esfuerzo con ocio. Regalarte pequeños detalles de ocio una vez que completas una tarea permite dos cosas: eliminar ese ocio como posible distracción y recompensarte por el trabajo bien acabado.
- Conoce tus herramientas. Aprende atajos de teclados, utiliza plantillas, nuevas técnicas, trucos y claves de las aplicaciones con las que trabajas. Conviértete en un verdadero experto y cada tarea te costará menos esfuerzo y tiempo, sacarás más horas del día.
- Trabaja por “bloques de tiempo”. Ante casos graves en los que cuesta mucho arrancar y ponerse a hacer las cosas puedes hacer un trato contigo mismo y sobre todo cúmplelo: “voy a trabajar 10 minutos, luego paro 2 minutos, luego sigo con otros 15 y paro 3 y así hasta completar una hora”. Ponte un reloj para hacerlo a raja tabla y al completar la tarea premia tu esfuerzo con algo de ocio.
- Limpia tu mesa “al extremo”. Ahora mismo, quita, tira o aparta absolutamente todo lo que no tenga que ver con tu trabajo. Quítalo de tu vista y mantén tu mesa lo más despejada posible. Todo lo material está reclamando continuamente tu atención.
- Cárgate las distracciones estúpidas. Hay distracciones y distracciones. No es lo mismo una llamada de móvil que no podemos evitar que el notificador de turno o la aplicación de mensajería. Si de verdad quieres hacer, póntelo fácil y despeja el camino de estupideces que sólo te alejan de tu objetivo.
- Conoce tus debilidades. Al cabo del día todos la cagamos más de una y dos veces. Por mucho que lo intentemos tropezaremos SEGURO. Conocer tus límites y de qué pie cojeas te ayudará a tomar mejores decisiones a la hora de hacer las tareas. “Yo ya me conozco bien y sé que, o lo hago ahora, o luego me lío y lo tengo que retrasar”.
- Anota y recoge tus éxitos. Especialmente en proyectos largos una buena idea es registrar a modo de historial todas las tareas e hitos conseguidos. Eso reflejará todo lo que has hecho ya, actuará como motivador en momentos bajos, te demostrará que eres capaz de hacerlo. Las tareas no son rocas sino ladrillos con los que vas construyendo (haciendo) el proyecto.
- Haz pequeñas listas de trabajo. Poner 30 cosas en nuestra lista de tareas próximas para hoy te generará ansiedad, propiciará la confusión y ayudará a priorizar mal. Si es necesario divide esa lista en dos o tres que puedas ir completando en etapas del día.
- Prefiero morir haciendo que planificando. El hábito de hacer se consigue… haciendo. Y sobre todo repitiendo, formando rutinas inalterables que se repiten regularmente cada día. Planifica lo justo y necesario para hacer las cosas pero que planificar no se convierta en una obsesión o en una Tarea Clave del día. Planificar es un medio, una herramienta.
- Haz para disfrutar. Buscar una razón detrás de la tarea es un potente motivador. El ponerte con una tarea y completarla con más concentración para estar con tus hijos, ir al cine con tu novio o salir con tus amigos puede darte el empujón que necesitas para ponerte manos a la obra.
- Post-it “mágico”. Toma un post-it o un trozo de papel y un rotulador de punta gruesa y escribe esto: «¡TENGO QUE HACER!». Ahora ponlo bajo tu monitor, junto a tu teclado o donde lo puedas ver casi de forma continua.
